Ráðstefna á Húsavík

Dagskrá ráðstefnu Félags héraðsskjalavarða á Íslandi

fyrir starfsmenn héraðsskjalasafna, í safnahúsinu á Húsavík 1. – 2. október 2015.

Miðvikudagur 30. september
12:00 – Sameiginleg ferð með langferðabíl frá Selfossi, einkabílum o.s.frv.

20:00 – Ráðstefnugestir koma sér fyrir – kvöldganga og hressing

Fimmtudagur 1. október

09:00 Skoðunarferð um Safnahúsið

09:45 – Afhending ráðstefnugagna og kaffi

10:00 – Setning og kynning
Kristján Þór Magnússón bæjarstjóri Norðurþings setur ráðstefnuna. Snorri Guðjón Sigurðsson héraðsskjalavörður stýrir ráðstefnunni.

10:15 – Eftirlit með skilaskyldum aðilum
Eftirlitshlutverkið og möguleikar héraðsskjalasafnanna á því að sinna eftirliti
Skrifborðseftirlit, rafrænar/póstkannanir og heimsóknir
Umsjón: Starfshópur um eftirlit – Svanhildur Bogadóttir Borgarskjalasafni Reykjavíkur, Bára Stefánsdóttir Héraðsskjalasafni Austfirðinga, Gunnar Marel Hinriksson Héraðsskjalasafni Kópavogs, Lára Ágústa Ólafsdóttir Héraðsskjalasafninu á Akureyri og Sævar Logi Ólafsson Héraðsskjalasafni Árnesinga

11:00 – Kaffihlé

11:10 – Eftirlit með skilaskyldum aðilum – áframhald - umræður

11:45 – Sameiginlegt kaup á skjalaumbúðum
Umsjón: Hrafn Sveinbjarnarson Héraðsskjalasafni Kópavogs

12:00 – Heitur hádegisverður frá ***

12:45 – Glötunarskjöl – eyðing skjala og glötuð skjöl
Umsjón: Hrafn Sveinbjarnarson Héraðsskjalasafni Kópavogs

13:00 – Átaksverkefni um skjalavörslu leik- og grunnskóla – hvað hefur áunnist?
Hve margir leik- og grunnskólar voru með samþykkta skjalavistunaráætlanir og málalykla árið 2011? Hver er staðan núna?
Umsjón: Þorsteinn Tryggvi Másson Héraðsskjalasafni Árnesinga

13:15 – Miðlun á safnkostinu héraðsskjalasafna sbr. kröfur í lögum þar um
Hverju eigum við að miðla? Hvernig ætlum við að gera það? Hvað má það kosta?
Þurfa skjalasöfnin að höfða til ákveðinna markhópa við miðlun á safnkostinum? Heimasíður, sérstakir vefir, sýningar
Umsjón: Snorri Guðjón Sigurðsson Héraðsskjalasafni Þingeyinga, Aðalbjörg Sigmarsdóttir og Lára Ágústa Ólafsdóttir Héraðsskjalasafninu á Akureyri

14:30 – Kaffihlé

14:45 – Áframhald – umræður

15:30 Grisjunarráð – hlutverk ráðsins og upplýsingagjöf til héraðsskjalasafna
Umsjón: Svanhildur Bogadóttir, Borgarskjalasafni Reykjavíkur

16:00 – Aðalfundur Félags Héraðsskjalavarða og kaffi
Hefðbundin aðalfundarstörf – skýrsla stjórnar, kosning stjórnar, kosning í samráðshópa, lagabreytingar, önnur mál
Samráðhópur Þjóðskjalasafns og héraðsskjalavarða – tveir fulltrúar
Vinnu-/samráðshópur um einkaskjalasöfn – vefur um einkaskjalasöfn, einkaskjalasafn.is – tveir fulltrúar. Núverandi fulltrúar eru Aðalbjörg Sigmarsdóttir og Jóna Símonía Bjarnadóttir
Samráðshópur um Lísu – aðkoma héraðsskjalasafna að rafrænu skráningarkefni Þjóðskjalasafns Íslands – tveir fulltrúar
Norræna skjaladagsnefndin – einn fulltrúi. Núverandi fulltrúar eru Snorri Guðjón Sigurðsson og Hallgrímur Snær Frostason


17:00 – Móttaka í Menningarmiðstöð Þingeyinga og heimsókn á Héraðsskjalasafn Þingeyinga
***17:30 – Húsavíkurkirkja skoðuð, Sigurjón Jóhannesson fyrrv. skólastjóri ***
20:00 – Sameiginlegur kvöldverður – staður ***

Föstudagur 2. október

09:00 – Skilaskyldir aðilar – yfirlit og greining
Hverjir eru skilaskyldir aðilar skv. lögum. Stutt yfirlit – möguleikar á samstarfi á milli safna við gerð yfirlits og skil á skjölum á söfnin.
Umsjón: Þorsteinn Tryggvi Másson Héraðsskjalasafni Árnesinga

10:00 – Kaffihlé

10:15 – Félagsþjónusta/velferðaþjónusta og þau skjöl sem þar verða til
Umsjón: Birna Mjöll Sigurðardóttir Héraðsskjalasafni Mosfellsbæjar og Unnur V. Ingólfsdóttir framkvæmdastjóri Fjölskyldusviðs Mosfellsbæjar

12:00 – Heitur hádegisverður frá ***

12:45 – Skjalahnúturinn
Umsjón: Birna Mjöll Sigurðardóttir Héraðsskjalasafni Mosfellsbæjar, Hrafn Sveinbjarnarson Héraðsskjalasafni Kópavogs

13:00 Félag héraðsskjalavarða á Íslandi – stefnumótun, vefsíða og upplýsingagjöf
Umsjón: Stjórn Félags héraðsskjalavarða á Íslandi – ný heimasíða félagsins fer í loftið

13:45 – Fotostation - kynning
Umsjón: Þekking

14:15 – Miðlægir grunnar
Umsjón: Hrafn Sveinbjarnarson Héraðsskjalasafni Kópavogs


15:00 – Kaffihlé

15:15 – Mat á stöðu héraðsskjalasafnanna
– hvaða verkefni eru mest aðkallandi – verkferlar m.t.t. þjónustu, eftirlits og skráningar á skjalasöfnum – Hvítbók um skjalavörslu sveitarfélaga og héraðsskjalasöfn á Íslandi? Framhald frá síðustu ráðstefnu
Þriggja ára planið – við höfum þrjú ár til að sýna fram á að:
1. Sjálfstæði héraðsskjalasafn, hvað þýðir það?
2. skjalasöfnin uppfylli lagaskyldu
3. starfsmenn geti sinnt þeim verkefnum sem blasa við
4. húsnæði og allur aðbúnaður sé viðunandi
5. skjalasöfnin geti rækt skyldur sínar gagnvart sveitarfélögunum, öðrum stjórnvöldum og almenning, þ.m.t. aðgengi og afgreiðsla úr skjalasöfnum
6. fjárhagur skjalasafnanna sé tryggður
Umsjón: Stjórn Félags héraðsskjalavarða á Íslandi – hópaverkefni – grind að Hvítbók um skjalavörslu sveitarfélaga og héraðsskjalasöfn.

16:15 – Önnur mál

16:45 - Ráðstefnuslit

Ráðstefnugestir halda heim á leið – hver með sínum hætti